Vous envisagez de mettre en place une solution de contrôle de temps, badgeuse, pointeuse ou horodateur, nous allons tenter de vous guider dans votre choix. Ces conseils sont le fruit d’une expérience de plus de 20 ans dans le domaine du pointage et de la gestion du temps spécialisé dans la tranche PME / PMI, avec du matériel simple à utiliser et économique tout en privilégiant les technologies de pointe, utilisation des réseaux TCP/IP existants, technologie du Web embarqué ou en mode Saas hébergé.
AGT-Systèmes c’est aujourd’hui plus de 2000 clients installés dans le domaine de l’horlogerie industrielle et la gestion des temps de travail (pointeuses, badgeuses, horodateurs). Ce petit mémo vous guidera dans votre réflexion en mettant en évidence les avantages et les inconvénients de chaque type de systèmes.
Question 1 : Quel type de badgeuse ou de solution gestion de temps de travail recherché ?
La première chose à savoir lorsque vous envisagez l’acquisition d’une pointeuse et de définir le type de gestion que vous désirez mettre en place.
Attention : Votre choix de pointeuse ne doit pas uniquement dépendre de l’effectif en personnel que vous comptez gérer avec cet appareil, mais il dépend surtout de l’organisation interne de votre entreprise et du résultat que vous souhaitez obtenir.
Nous avons dans notre clientèle plusieurs cas ou l’effectif est supérieur à 100 personnes mais ou la pointeuse (à cartons) n’est là que pour une vérification occasionnelle (les horaires sont fixes) et dans un souci de conformité vis à vis de l’inspection du travail, le système correspond bien au besoin recherché.
Nous avons aussi le cas de petites structures (10 à 20 personnes) avec des horaires très complexes et très variables (annualisation, modulation, régulation) qui ne peuvent plus se passer de leur badgeuse reliée au logiciel.
Ne surtout pas tomber dans le piège « qui peut le plus, peut le moins » ce n’est pas vrais dans la gestion de temps comme dans tous les systèmes informatiques. Si vous faites un mauvais choix, vous risquez de vous retrouver avec un système trop complexe à gérer, un paramétrage compliqué, une gestion quotidienne lourde ainsi que des corrections d'historiques laborieuses.
N'oubliez pas, le but d'un système de gestion du temps est de vous en faire gagner
La première question à vous poser est la suivante : êtes-vous capable en début de mois de définir le planning des horaires de travail pour l’ensemble de votre personnel ?
Si oui : Vous pouvez vous permettre l’acquisition d’un système sur lequel vous paramétrez les horaires du personnel. Vous établirez un planning prévisionnel avec les horaires à respecter et les cumuls à effectuer.
Si non : Nous vous conseillons l’acquisition d’un système sans programmes horaires, il vous laisse toute liberté même en cas de dépassement, il n’y a pas de modification sur l’application à effectuer, le logiciel calcul selon les badgeages. Des bornes horaires simples sont mises en place par jour et par semaine.
Premier cas : pointeuse horaire (pour 50 personnes maximum)
Vous désirez vous équiper d’une pointeuse pour un simple contrôle des heures d’entrées et de sorties de vos collaborateurs ou/et pour vous mettre en conformité avec l’inspection du travail. Dans ce cas une simple pointeuse à carton suffit. En effet grâce à elle vous pourrez à tout moment et d’un simple coup d’œil visualiser les horaires effectués. De plus, à lui seul le carton de pointage constitue une preuve des horaires effectués et fait foi, vis à vis de la législation.
Avantages :
- Économique à l’achat
- Facile à mettre en œuvre
- Pas de gestion particulière
Inconvénients
- Image « pointeuse » un peu négative
- Prévoir un coût de fonctionnement pour les cartes de pointage et les rubans encreurs
Deuxième cas : badgeuse (pour 50 personnes maximum)
Vous désirez vous équiper d’une pointeuse pour un simple contrôle des heures d’entrées et une vérification des horaires de pause et pause cigarette, mais la solution des cartons de pointage vous gêne, vous préférez pouvoir gérer directement sur votre PC et/ou avoir une première notion de cumul sur les heures effectuées. De plus vous désirez pouvoir indiquer et historiser sur les éditions, les événements (congés, maladies, RTT). Dans votre organisation, les horaires sont relativement fixes ou alors totalement libres, par exemple 7H30 à faire dans la journée, peu importe les créneaux, l'appareil se contente de calculer un crédit/débit journalier par rapport à la valeur de référence journalière. Ce type de solution s'intègre directement sur votre réseau avec une adresse IP, vous le raccordez, définissez son adresse, et vous êtes prêt à travailler directement sur votre navigateur Internet, très pratique dans le cas de petites structures déportées. Les utilisateurs disposent d’un badge RFID pour s’identifier sur la badgeuse afin de valider les entrées/sorties. Une démonstration en ligne est possible (environ 10 minutes), n'hésitez pas, cela vous donnera une idée très précise des possibilités du produit.
Avantages :
- Mise en service effectuée par vous-mêmes très simple, pas d'installation logiciel (livraison du pack prêt à raccorder) avec tous les avantages de la solution Web (consultation de tous les postes et à distance dans le cas d'une IP fixe)
- Calcul d'un cumul journalier ainsi que les dépassements du théorique
- Prix très compétitif pour cette technologie (pas de surcoût d'installation)
Inconvénients :
- Pas de gestion des anomalies en automatique (retard ou absence injustifié)
- Gestion sommaire des événements, liste récapitulative par période
- Nécessite une adresse IP disponible dans votre réseau
- 50 personnes maximum
Troisième cas : Logiciel de gestion de temps & badgeuse (pour 50 personnes maximum)
Vous désirez vous équiper d’une pointeuse pour le contrôle des heures d’entrées sorties et de pause classiques ou pauses cigarettes, ainsi que pour vous mettre en conformité vis à vis de l’inspection du travail. de plus vous souhaitez vous orienter vers une gestion des temps simple (totalisations). Par exemple : calculer un crédit / débit car les horaires de travail ne sont pas forcément fixes, vous avez des périodes hautes et basses dans votre activité, ou comme dans beaucoup de PME PMI vous êtes obligés d’organiser vos plannings selon votre carnet de commandes et vos pics d’activités. Vous voulez éviter au responsable de la paie les calculs fastidieux, de repos compensateurs, d’heures supplémentaires et de récupération. Vous désirez pouvoir garder un historique informatisé des pointages.
Dans ce cas vous pouvez envisager l’acquisition d’un système simple de gestion à badges avec logiciel. Il vous permettra de visualiser les entrées/sorties du personnel. De plus ce système effectuera automatiquement les cumuls journaliers, les cumuls mensuels, les cumuls annuels et selon votre choix les heures supplémentaires ou les crédits/débits. Il vous permettra également de notifier les événements (congés, RTT, maladie).
Cette solution est disponible en mode hébergé dans le lecteur de badges ou en mode Saas hébergé sur nos serveurs (voir le chapitre traitant de ce point en bas de page).
Avantages :
- Ce système vous calcule automatiquement, tous les cumuls et vous donne une bonne base pour l’établissement des paies.
- Il vous permet une certaine souplesse même en cas de modifications d’horaires exceptionnelles.
- Possibilité de programmer 5 horaires différents.
- Les utilisateurs peuvent consulter les compteurs (4 paramétrables) directement sur le lecteur.
- La gestion est légère (1 heure par semaine environ) afin de vérifier la cohérence des résultats (oublis de pointage par exemple) et de notifier les événements (maladies, congés)
- Les fiches sont pré-paramétrées, lorsqu’un nouveau salarié arrive il suffit de lui donner un badge sans aucun paramétrage logiciel
- Existe en version tout en un, hébergée directement dans le lecteur de badges 7’’ tactile (pas d’installation logiciel
- Existe en version Saas hébergée, maintenance incluse, sur nos serveurs avec option location ou achat lecteur
Inconvénients :
- Gestion limitée des anomalies en automatique (retard ou absence injustifié)
- Gestion des événements sommaire, liste récapitulative par période
Quatrième cas : Solution complète de gestion de temps et assistant RH (de 50 à 1000 personnes)
Vous désirez vous équiper d’un logiciel afin de faciliter la gestion des ressources humaines.
Par exemple : calculer un crédit / débit, les heures supplémentaires, planifier les horaires de travail pour détecter les anomalies, gérer en temps réel les événements (RTT, maladies, congés), paramétrer des cycles (éventuellement tournant en cas d’équipes), gérer les horaires variables, établir des statistiques en temps réel ou fin de période, établir une interface avec un logiciel de paie.
Dans ce cas vous pouvez envisager l’acquisition d’une solution évoluée de gestion de temps. Elle vous permettra des modifications sur un planning interactif, la visualisation en automatique des anomalies (retard, absence, non-respect des programmes horaires). La gestion de règles automatiques de calculs (reports automatiques, écrêtages), la gestion totale des congés avec décrémentation automatique du compteur CP en jours, demi-journée ou en heures (au choix), les demandes d’absences, workflow, avec validation par les supérieurs hiérarchiques, la gestion des RTT et bien d’autres choses encore…
Avantages :
- Paramétrage très ouvert permettant de gérer une multitude de compteurs
- Planning interactif
- Demande et validation de congés ou d’absence (workflow)
- S’adapte à votre organisation
- Interfaçable avec votre logiciel de paie
- Version Saas hébergée ou installée sur un serveur virtuel
- Utilise toute la gamme de badgeuses, tactile 7 ou 14’’ ou version atelier durcit
Inconvénients :
- Paramétrage plus conséquent, mise en place sur 2 jours (selon les cas)
Question 2 : Choix technologique (hébergé dans la badgeuse, Saas, sur votre serveur)
Posez-vous également la question du choix technologique, mode hébergé dans le lecteur de badges, mode Saas hébergé, ou installé sur votre serveur :
Hébergé dans la badgeuse
Avantages : Plug and Play, pas d’installation sur votre serveur, une adresse IP sur le réseau et le système est opérationnelle.
Inconvénients : Toutes vos données se trouvent directement dans l’appareil, (fichier du personnel, pointages etc…) si celui-ci est en panne et que vous n’avez pas un système de sauvegarde, celles-ci sont perdues.
Mode Saas
Avantages : Aucun logiciel à installer sur votre informatique, les données sont sécurisées et sauvegardées sur nos serveurs, l’application est accessible partout et à tout moment depuis une simple connexion internet et mise à jour en permanence de façon automatique
Inconvénients : (qui peut également être un avantage) Pas d’achat de l’application, vous payez un abonnement tous les mois incluant un droit d’utilisation, la maintenance et les sauvegardes.
Installé sur votre serveur
Avantages : Vous achetez l’application une fois pour toute, elle vous appartient, votre service informatique maitrise entièrement la solution
Inconvénients : vous devez vous occuper des sauvegardes, des mises à jour, et gérer en interne toute la partie technique du fonctionnement quotidien, mise à jour des OS, antivirus, etc).
Conclusion
Un système de gestion de temps doit rester dimensionné par rapport à la taille de votre entreprise et surtout à votre type de gestion, n’oubliez pas que vous aurez toujours des ajustements à effectuer sur l’application, oublis de badgeage, événement type : congés maladie ou RTT.
Choisir un produit sous dimensionné risque de na pas vous restituer les informations nécessaires à votre gestion.
Choisir un produit trop élaboré risque de vous faire perdre du temps et vous égarer dans une gestion trop complexe.
Nous nous sommes efforcés de rester objectifs dans cette analyse, sachez dans tous les cas que rien ne vaut une démonstration pour se faire une opinion sur un produit.